Le mardi 08 janvier 2008

La convocation des assemblées de copropriétaires

par Me Yves Papineau,

avocat chez PAPINEAU AVOCATS inc.

L’avis de convocation de l’assemblée de copropriétaires doit être transmis à tous les copropriétaires par un moyen qui permette d’en assurer la réception. L’avis de convocation ne peut consister uniquement en un affichage dans les parties communes, comme par exemple dans le hall d’entrée ou l’ascenseur. On ne peut non plus se contenter de le laisser à la porte de l’appartement.

Le moyen le plus simple et le plus économique de transmettre l’avis de convocation est la remise de main à main au copropriétaire qui accuse réception par écrit. On peut également poster l’avis de convocation par courrier recommandé ou le transmettre par messager. L’avis peut aussi être transmis par courriel si l’on s’assurer que le destinataire confirme la réception de l’envoi.

Lorsque le syndicat dispose d’une preuve de réception, il se protège de l’éventualité où un copropriétaire se plaindrait de ne pas avoir reçu son avis de convocation.

Il est important de s’assurer d’utiliser un mode de convocation qui procure au syndicat une preuve de réception. Il faut savoir que c’est au syndicat qu’il incombe de prouver qu’un copropriétaire a reçu l’avis de convocation et non au copropriétaire de prouver qu’il ne l’a pas reçu.

Un copropriétaire qui n’aurait pas reçu son avis de convocation pourrait contester les décisions prises à cette assemblée s’il n’a pu y participer. Ceci entraînerait certainement des frais pour le syndicat de beaucoup supérieurs à ceux occasionnés par un avis de convocation dûment envoyé.

En terminant, l’avis de convocation doit être adressé au copropriétaire lui-même et non au résident de la partie privative ou à son conjoint.