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Consultation du registre de la copropriété

Afin de favoriser un souci de transparence dans la gestion faite par les administrateurs du syndicat de la copropriété, le législateur a prévu certaines dispositions législatives favorisant un meilleur suivi de leurs faits et gestes. Notamment, il est du devoir du syndicat de constituer et conserver un registre de la copropriété.

Registre

En vertu de l’article 1070 du Code civil du Québec, « le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès- verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers. Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels il est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti, le cas échéant, et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat ».

Cet article indique que le registre doit être tenu à la libre disposition des copropriétaires de l’immeuble afin que ces derniers puissent y avoir accès pour consultation. Il est à noter que le terme « documents relatifs à l’immeuble et au syndicat » est un terme suffisamment large pour englober tout ce qui ne serait pas compris dans l’énumération ci-haut énoncée. Il est donc plus prudent pour le syndicat de s’assurer de conserver tous les documents relatifs à la copropriété (sans dissociation quant à l’importance) et de favoriser l’accès à ceux-ci et ce, afin d’éviter tout doute de la part des copropriétaires sur la méthode de gestion utilisée.

Encadrement

Bien que la possibilité d’accéder au registre est un droit pour les copropriétaires, il est quand même important d’apporter un certain bémol à cette pratique afin d’éviter tout excès de ce recours. Il peut arriver qu’un syndicat soit aux prises avec un copropriétaire zélé qui exige constamment de vérifier tous les faits et gestes posés par les administrateurs. La solution à cette problématique demeure souvent l’encadrement du processus de la consultation. Si aucune disposition n’est prévue à la déclaration de copropriété, il est fortement conseillé que le syndicat adopte une réglementation qui traiterait des problèmes les plus souvent rencontrés, soit notamment la désignation d’une personne pour tenir les livres et le registre de la copropriété, une spécification quant à son taux horaire lorsqu’elle supervise une demande d’accès, ainsi que les jours et/ou heures offerts pour que le copropriétaire effectue une telle consultation. Il est également encouragé d’exiger que toute demande soit faite par écrit au syndicat au moins 48 heures à l’avance, ladite demande devant spécifier tous les éléments que le copropriétaire désire consulter. Ainsi, les administrateurs pourront s’assurer de la disponibilité des documents et de la légitimité de la demande. Cette requête écrite pourra également être conservée aux dossiers afin de vérifier si le copropriétaire abuse de son droit à la consultation. Il faut également souligner que cette possibilité d’accès au registre ne confère pas nécessairement le droit d’obtenir des copies. Afin de pourvoir à cette situation, le syndicat pourra adopter un règlement à cet effet et prévoir du même coup un tarif pour effectuer des copies des documents dont il est dépositaire. Ceci fera en sorte de limiter les demandes et les interventions de la part des copropriétaires.

Confidentialité des renseignements

Il est du devoir du syndicat de vérifier que toute demande n’enfreigne pas les dispositions prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Notamment, le syndicat ne doit pas divulguer des renseignements à un tiers qui risquerait d’entraver une négociation en vue de la conclusion d’une entente. Ce principe peut s’appliquer lorsqu’il y a des négociations pour conclure un contrat et/ou lors d’une réclamation auprès des assurances.

Également, le syndicat doit en tout temps voir à la protection des renseignements personnels reliés spécifiquement à une personne. En effet, en vertu de l’article 37 du Code civil du Québec, le syndicat ne doit pas transmettre des informations qui pourraient porter atteinte à la vie privée ou à la réputation du copropriétaire. Notamment, toute mention écrite qui ne comporte pas un caractère factuel ou légal (telle une mise en demeure) et qui impliquerait des commentaires et/ou impressions personnelles sur un individu en particulier est prohibée et ne peut pas faire l’objet de communication. D’ailleurs, le syndicat ne peut constituer un dossier sur un copropriétaire à moins d’avoir un intérêt sérieux et légitime de le faire. Nous rappelons donc ici l’importance pour les administrateurs d’évaluer la légitimité de toute demande de consultation du registre.

Conclusion

Comme dans tous les aspects touchant la vie en copropriété, il est important de trouver un terrain d’entente qui favorise des relations harmonieuses. S’il est acquis que les copropriétaires ont le droit de consulter le registre de la copropriété, il est tout aussi indiqué que cette consultation soit réglementée adéquatement afin de faciliter la soumission de demande par les copropriétaires. En conclusion, une ouverture d’esprit de la part des administrateurs face aux demandes réfléchies des copropriétaires aidera à diminuer la possibilité d’abus dans l’exercice du droit d’accès. Dans tous les cas, les documents doivent rester en possession du syndicat qui en fera des copies.  On ne remet pas tout au copropriétaire qui les rapportera lorsqu'il y pensera...

 

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