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Les prérequis pour une présidence d'assemblée

par Mᵉ Yves Papineau, PAPINEAU AVOCATS inc.

Avant d’être présent à toute assemblée de copropriétaire, le président devrait participer à la rédaction de documents qui doivent être envoyés aux copropriétaires, à savoir l’avis de convocation, l’ordre du jour, les projets de règlement et tout autre document prévu par la loi ou la déclaration.

Le président pourra ainsi s’assurer que la loi et les règlements ont été respectés et que l’assemblée ne sera pas convoquée inutilement.

Celui qui présidera devra, préalablement à l’exercice de sa charge, vérifier la déclaration de copropriété, notamment pour s’enquérir de son éligibilité.  Certaines déclarations peuvent prévoir que le président d’assemblée doit obligatoirement être un copropriétaire.

Le président devra apporter avec lui la copie de la déclaration de copropriété et ses amendements pour pouvoir s’y référer en cas de besoin.

S’il n’a pas participé à la rédaction, il devra prendre connaissance de l’ordre du jour, de l’avis de convocation et des documents qui l’accompagnent pour s’assurer du bon déroulement de l’assemblée.

Il nous semble avantageux pour le syndicat et tous les copropriétaires que le président d’assemblée ait les connaissances légales nécessaires à l’exercice de sa charge, afin d’éviter des procédures en annulation d’assemblée ou en vertu des dispositions de l’article 1103 du Code civil du Québec quant à certaines décisions de l’assemblée.

Le président devra connaître les règles de conduite et procédures spécifiques à l’assemblée des copropriétaires et ne pas se fier aux différents codes d’assemblée, dont le Code Morin qui ne correspond pas à la loi et aux règlements en matière de copropriété.

De plus, un président d’assemblée devra voir à ce que tous les participants à l’assemblée agissent avec respect et que l’assemblée se déroule dans l’ordre et dans un délai raisonnable afin d’éviter que certains copropriétaires quittent les lieux suite à des délais indus ou volontaires.  Il doit s’assurer qu’en tout temps le quorum est maintenu.

Le président d’assemblée doit s’assurer que tous les copropriétaires puissent s’exprimer, compte tenu que l’assemblée des copropriétaires est souvent la seule occasion pour ces derniers de poser des questions aux administrateurs ou aux autres personnes invitées par le conseil d’administration.

 

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